Hvordan sender jeg bilag til PowerOffice?

Når en PowerOffice-mangel er koblet til en BilagPilot-kunde, kan du velge en opplastet fil fra samme kunde og sende den videre.

Den vanlige PowerOffice-synken oppretter voucher-dokumentasjonsmangler. For disse er PDF den praktiske støttede filtypen.

En godkjent fil uten kobling til en mangel fra noe regnskapssystem kan i stedet sendes manuelt som én PDF til klientens adresse hos PowerOffice bilagsmottak.

Manuell sending skjer bare når du velger Send til PowerOffice bilagsmottak. Godkjenning alene sender ingenting, mens filer fra PowerOffice-opprettede forespørsler fortsatt følger den eksisterende automatiske leveringen.

BilagPilot sender dokumentasjon til PowerOffice, men oppretter ikke posteringer eller endrer bokføring.

Sjekk ved sending til en PowerOffice-mangel

• PowerOffice-klienten er koblet til riktig BilagPilot-kunde.
• Filen hører til samme kunde som mangelen.
• Filen er godkjent under Opplastinger → Ferdig.
• Voucher-dokumentasjon sendes som PDF.
• Journalbilagssider støtter JPG/JPEG, men disse oppstår normalt ikke fra vanlig PowerOffice-synk.
• Dokumentet er ikke allerede sendt til samme PowerOffice-mål.

Sending til en PowerOffice-mangel

• Åpne dashboardet og gå til Innstillinger → Integrasjoner.
• Finn PowerOffice-panelet og listen Manglende bilag fra PowerOffice.
• Finn mangelen som kunden har levert dokumentasjon for.
• Velg den godkjente PDF-filen på samme rad som mangelen.
• Velg Send til PowerOffice.
• Vent til BilagPilot viser at dokumentet er sendt.

Konfigurer PowerOffice bilagsmottak

• En administrator åpner Innstillinger → Integrasjoner og finner PowerOffice-klienten som er koblet til riktig BilagPilot-kunde.
• Legg inn klientens adresse som slutter på @faktura.poweroffice.net, og velg Lagre.
• Kontroller at nøyaktig én tilgjengelig PowerOffice-klient er valgt for synk og koblet til riktig BilagPilot-kunde.

Manuell sending til PowerOffice bilagsmottak

• Åpne Opplastinger → Ferdig og velg en godkjent fil som ikke er koblet til en integrasjonsmangel.
• Velg Send til PowerOffice bilagsmottak. Når filen må konverteres, heter knappen Konverter og send til PowerOffice bilagsmottak. E-posten sendes med en gang du trykker på knappen.
• BilagPilot sender ett PDF-vedlegg. Valgte bilder og trygge tekstbaserte filer kan konverteres til PDF når automatisk konvertering er aktivert; ugyldige eller for store filer stoppes før sending.
• Last ned er fortsatt tilgjengelig før og etter sending.

Status og ny sending

• Sendt betyr at e-posten er godtatt for utsending. Levert betyr at e-postserveren hos PowerOffice har tatt imot den.
• Levering forsinket betyr at leveringen fortsatt behandles. Vent på ny status i stedet for å sende på nytt.
• Ved status «Feilet» eller «Avvist» kan du rette problemet og prøve igjen.
• Hvis leveringen er markert for manuell kontroll, er utfallet uklart. Kontroller bilagsmottaket før du gjør noe mer.
• Levert bekrefter ikke at PowerOffice har tolket eller bokført PDF-en riktig.

Etter sending

• Kontroller dokumentasjonen i PowerOffice hvis du er usikker på om riktig voucher ble truffet.
• Hvis filen ikke er PDF for voucher-dokumentasjon, last den ned fra BilagPilot og håndter den manuelt.
• Hvis sendingen feiler etter at PowerOffice tok imot filen, kontroller dokumentet før du prøver igjen.